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© Frau in einem Notizbuch mit einem Stift in einem weißen Auto schreiben - javi_indy

Fahrtenbuch: Wann ist es sinnvoll? Was muss drin sein?

18. Januar 2021 | Veröffentlicht in Infos

Wer mit einem Firmenfahrzeug private Fahrten durchführt, muss dies versteuern. Genauso ist es möglich, berufliche Fahrten mit einem Privatfahrzeug in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen. Für eine ordentliche Dokumentation und Belegung der Ansprüche ist es wichtig, ein Fahrtenbuch zu kaufen und zu führen. Für wen es sich empfiehlt, was es beinhalten sollte und worauf es zu achten gilt, erläutert dieser Ratgeber.

Wann genau ist ein Fahrtenbuch sinnvoll?

Mit dem Fahrtenbuch halten viele Selbstständige, Unternehmer oder Arbeitnehmer, die ein Firmenfahrzeug dienstlich und privat nutzen, schriftlich fest, welche Fahrten sie aus welchen Gründen unternommen haben. Genau das ist wichtig, denn dadurch lassen sich Steuern sparen. Der zu versteuernde Privatanteil kann durch das Führen eines Fahrtenbuchs reduziert werden. Die betrieblichen Wege können auch als Betriebsausgaben erfasst werden.

Achtung:

Die Einordnung als Dienstwagen und damit in das Betriebsvermögen hat diverse steuerliche Vorteile: In diesem Fall können die Anschaffungskosten gänzlich abgeschrieben und laufende Kosten wie Versicherung und Steuern als betriebliche Ausgaben abgerechnet werden.

Es ist auch möglich, dass der Wagen für Fahrten aufgrund einer doppelten Haushaltsführung genutzt wird, beispielsweise bei räumlich getrennten Wohn- und Arbeitsorten. Die Fahrten müssen immer unmittelbar nach der Beendigung dokumentiert werden und die Einträge richtig und leserlich sein.

Was muss das Fahrtenbuch enthalten?

Es ist wichtig, dass die Dokumentationen ordentlich geführt werden. Das Fahrtenbuch muss lückenlos Auskunft über private und dienstliche Fahrten sowie Fahrten zwischen der Wohnung und dem Arbeitsplatz geben. Notiert wird folgendes:

- Amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs
- Datum
- Start- und Zielort
- Private oder berufliche Fahrt?
- Dienstliche Fahrt: Grund der Fahrt (Kundenbesuch etc.)
- Bei Umwegen der Grund, beispielsweise Stau oder private Erledigungen
- Kilometerstand am Anfang und Ende der Fahrt

Wenn der Wagen von mehreren genutzt wird, muss auch der Fahrer eingetragen werden. Das Finanzamt kann nach Unstimmigkeiten suchen und beispielsweise Rechnungen wie Tankbelege mit dem Fahrtenbuch vergleichen. Die Vollständigkeit und Genauigkeit sollten sehr ernst genommen werden. Zudem muss das Fahrtenbuch gebunden sein.

Welche Anforderungen werden an das Fahrtenbuch gestellt?

Eine lose Blattsammlung und Excel-Tabellen oder Word-Dokumente werden nicht akzeptiert. Letztere könnten nachträglich verändert werden. Es gibt neben klassischen Papierbüchern auch elektronische Fahrtenbücher in verschiedenen Formen und Varianten, beispielsweise bereits vorinstalliert, als Fahrtenbuch Stecker oder als App. Vor allem für Vielfahrer stellen sie eine Erleichterung dar. Im Vorfeld sollte nachgefragt werden, ob das Finanzamt die gewünschte Lösung akzeptiert.

Zusammenfassung

Ein Fahrtenbuch, das geführt werden muss, wenn der Dienstwagen auch privat genutzt wird, dient der Auflistung sämtlicher privater und geschäftlicher Fahrten. Der Privatanteil kann dann versteuert werden. Das Fahrtenbuch muss die vom Finanzamt vorgegebenen Angaben enthalten. Für Privatfahrten müssen sie nicht so detailliert sein wie bei dienstlichen Wegen. Hier genügen jeweils die Kilometerangaben.

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